Fahrtenbuch vorschriftsmäßig führen: Dann klappt es auch mit dem Finanzamt

Selbstständige, Unternehmer und leitende Mitarbeiter, die einen Firmenwagen auch für private Zwecke nutzen, müssen diese Annehmlichkeit steuerlich gelten machen. Der Fiskus spricht von einem „geldwerten Vorteil“, den diese Nutzung darstellt. Er überlässt es dem jeweiligen Fahrer, ob er als Besteuerungsgrundlage die pauschale, sogenannte Ein-Prozent-Regelung wählt oder sich für ein Fahrtenbuch entscheidet. Die Ein-Prozent-Regel kann teuer(er) werden, weil als Basis der Neu-Listenpreis des Autos herangezogen wird – unabhängig davon, wie alt das Fahrzeug ist oder ob es eventuell gebraucht gekauft wurde. Das Führen eines Fahrtenbuchs ist zwar mit etwas Aufwand verbunden, kann sich jedoch unter dem Strich in barer Münze auszahlen. Vorausgesetzt, es wird korrekt geführt. Was genau zu beachten ist und welche Vorteile ein elektronisches Fahrtenbuch hat, lesen Sie in diesem Beitrag.

Fahrtenbuch-Pflicht: In diesen Fällen muss ein Fahrtenbuch geführt werden

Die Ausnahme vorweg: Ein Fahrtenbuch kann nicht nur für steuerliche Zwecke, es muss (!) als behördliche Auflage der Polizei geführt werden, wenn mit dem Fahrzeug ein gravierender Verkehrsverstoß begangen wurde und der schuldige Fahrer nicht ermittelt werden konnte. Versichert der Halter glaubhaft, dass er zum entsprechenden Zeitpunkt nicht gefahren ist, macht aber keine Angaben zum tatsächlichen Fahrer, dann kann die Polizei ihn verpflichten, ein Fahrtenbuch zu führen. Um eine ähnliche Situation für die Zukunft auszuschließen. Das Fahrtenbuch muss stets aktuell gehalten, im Fahrzeug mitgeführt und auf Verlangen vorgezeigt werden. Die formalen Anforderungen an das „polizeiliche“ Fahrtenbuch unterscheiden sich nicht wesentlich von denen an das „steuerliche“.

Welche Angaben müssen in das Fahrtenbuch eingetragen werden?

Das Fahrtenbuch dient dazu, gegenüber dem Finanzamt darzulegen, welche Fahrten, wann, von wem und zu welchem Zweck unternommen wurden – um so den jeweils zu versteuernden Betrag zu ermitteln. Oberste Maxime ist daher eine lückenlose, fehlerfreie Dokumentation, die mit den eventuell eingereichten Quittungen über Sprit- und Parkgebühren übereinstimmt.

Einmalig wird zunächst das Kfz-Kennzeichen und der aktuelle Kilometerstand vermerkt. In Folge sind grundsätzlich zu unterscheiden:

  • dienstliche Fahrten,
  • private Fahrten,
  • Arbeitsweg,
  • Fahrten bei doppelter Haushaltsführung (Familienheimfahrten),
  • Fahrten in Zusammenhang mit einem Nebenjob bzw. anderen Einkünften.

Neben der grundsätzlichen Angabe zur Art der Fahrt, müssen präzise die folgenden Daten aufgeführt werden:

  • Name des Fahrers,
  • vollständiges Datum,
  • Start- und Zielort (mit genauer Adresse)
  • Kilometerstand vor und nach der Fahrt,
  • Zweck der Fahrt,
  • eventuelle Umwege sowie die Gründe dafür.

Insbesondere die Zweck-Angabe sollte nicht oberflächlich oder missverständlich sein: Die Steuerbehörden legen auf diesen Punkt in jüngerer Zeit ein verstärktes Augenmerk.

Welche Vorrausetzungen muss ein Fahrtenbuch erfüllen?

Formale Korrektheit und Vollständigkeit sind zwei von drei wesentlichen Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch anerkennt. Nummer drei wird jedoch oftmals noch höher bewertet: Das Fahrtenbuch muss „manipulationssicher“ sein. Das heißt, gegen jede Art der nachträglichen Einflussnahme geschützt sein. Daher gilt:

Handgeschriebene Fahrtenbücher müssen in gebundener Form eingereicht werden. Lose Blätter und Leerzeilen zwischen den Eintragungen sind nicht erlaubt.

Elektronische Fahrtenbücher müssen so angelegt sein, dass keine Änderungen der Originaldaten möglich sind. Excel- und Word-Dokumente werden daher nicht anerkannt. Die Daten müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Grundsätzlich verlangen die Steuerbeamten „hinreichend detaillierte“ Angaben. Das gilt beispielsweise auch, wenn auf einer Dienstfahrt ein kleiner „Abstecher“ gemacht wird, um am Ort des Kundenbesuchs in einem bestimmten Geschäft etwas einzukaufen. Oder wenn eine andere als die direkte Route gefahren wird, um kurz etwas Privates zu erledigen.

Was sind die häufigsten Fehler? Welche Konsequenzen drohen?

Stau durch Unfall oder hohes Verkehrsaufkommen, unvorhersehbare Terminverschiebungen, die den ganzen Tagesplan durcheinanderwerfen – es gibt viele Unwägbarkeiten, die die korrekte Führung eines Fahrtenbuchs behindern können. Insbesondere die zeitnahen Einträge direkt vor und unmittelbar nach der Fahrt. Das Finanzamt erkennt zumeist sehr verlässlich, wenn Fahrten als „Sammeleintrag“ nachgearbeitet werden. Verschreiben Sie sich in akuter Zeitnot dann noch, müssen Sie die Korrektur als eine solche deutlich kennzeichnen und mit Datum versehen. Einige Finanzämter erkennen zudem Abkürzungen für regelmäßig besuchte Orte nicht an. Kurzum: Bei mangelnder Sorgfalt – aus welchen Gründen auch immer – können die Finanzbehörden das Fahrtenbuch ablehnen – und versteuern den Firmenwagen dann pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung.

Elektronische Fahrtenbücher können in diesem Zusammenhang eine echte Hilfe sein. Unter der Maßgabe, dass es sich um zertifizierte, von den Finanzämtern anerkannte, Modelle handelt, speichern diese einen Großteil der erforderlichen Pflichtdaten automatisch. Dazu gehören: Start und Ziel, Datum und Uhrzeit sowie die jeweiligen Kilometerstände.

Vorsicht: Am Markt werden auch eine Reihe von günstigen oder sogar kostenlosen Apps für ein elektronisches Fahrtenbuch angeboten. Nicht alle diese Offerten sind mit den Finanzamt-Regeln kompatibel. Und auch eine fehlerhafte Bedienung einer an und für sich tauglichen App wird von den Steuerbehörden nicht akzeptiert. Ein falsches Fahrtenbuch bleibt ein falsches Fahrtenbuch – und führt zur Pauschalbesteuerung.

Der größte Nachteil von elektronischen Fahrtenbüchern, die im Fahrzeug fest verbaut sind, beispielsweise als Teil des integrierten Navigationssystems, liegt gleichwohl darin, dass das Fahrtenbuch bei einem Fahrzeugwechsel logischerweise nicht mitgenommen werden kann. Demgegenüber punkten Fahrtenbuch-Stecker, die einfach in die Bordsteckdose eingesteckt werden und dann automatisch alle Daten aufzeichnen. Die Angaben können anschließend auf dem Smartphone oder am PC vervollständigt werden.

Fazit

Mit dem Fahrtenbuch wird der Anteil privater an den betrieblich bedingten Fahrten gefiltert und so die Basis für die Ermittlung des zu versteuernden Betrags gelegt. Die Buchführung muss sorgfältig und präzise erledigt werden und grundsätzlich zeitnah erfolgen. Der Vorteil liegt darin, dass Sie nur die Fahrten versteuern müssen, die Sie auch tatsächlich privat unternommen haben. Die Alternative der pauschalen Ein-Prozent-Regelung kann oft teurer sein. Ein elektronisches Fahrtenbuch erleichtert die Handhabung nennenswert, da es einen Großteil der Pflichtangaben automatisch erfasst. Achten Sie beim Kauf aber unbedingt auf ein Modell, das von den Finanzämtern anerkannt wird.

Bildquellen:

©Gajus_shutterstock_134057255
©mahc_shutterstock_1299084502
©Standret_shutterstock_1378611212

Tags:

Wir freuen uns von Ihnen zu hören

Hinterlasse einen Kommentar

AUTOLIFESTYLE
Logo