Private Nutzung von Dienstwagen

Ein Firmenwagen, der auch für private Zwecke genutzt werden darf, klingt für viele Arbeitnehmer im ersten Moment sehr verlockend und positiv. Doch mit der privaten Nutzung eines Dienstwagens kommen auch Kosten auf den Arbeitnehmer zu, die unter Umständen sehr hoch werden können und sich im schlimmsten Fall unrentabel sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber auswirken. Man sollte daher wissen, wann sich ein Firmenwagen mit privater Nutzung lohnt und wann man lieber darauf verzichten sollte.

Firmenwagen bringen einen geldwerten Vorteil

Mitarbeiter, die einen Dienstwagen mit der Möglichkeit der privaten Nutzung zur Verfügung gestellt bekommen, erlangen durch diesen einen geldwerten Vorteil. Ein geldwerter Vorteil ist eine Art der Vergütung, die neben dem normalen Gehalt vom Arbeitgeber gezahlt wird, wie zum Beispiel die private Nutzung eines Firmenwagens. Dieser „zusätzliche Lohn“ wird auch Nutzungswert genannt und muss wie auch das übliche Gehalt als Einkommensteuer versteuert werden. Um die Höhe der Versteuerung zu ermitteln, kann der Nutzer zwischen einer Pauschalisierungsmethode und einer Nachweismethode wählen.

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1-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch?

Die Höhe der Firmenwagen-Besteuerung kann auf zwei unterschiedliche Methoden ermittelt werden. Die pauschale Besteuerung richtet sich nach der 1-Prozent-Regelung gemäß § 8 Abs. 2 EstG. Hierbei zahlt der Arbeitnehmer monatlich 1 % des Kaufpreises des Fahrzeugs. Dazu kommen außerdem noch 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Kilometer für den gefahrenen Weg von der Wohnung des Nutzers zur Arbeitsstelle. Je weiter also die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und je höher der Neupreis des Autos, desto unrentabler wird die Nutzung eines Firmenwagens für private Zwecke.

Der Arbeitnehmer hat darüber hinaus aber auch die Möglichkeit, alle gefahrenen Strecken nachzuweisen. Mit einem Fahrtenbuch werden dabei alle Fahrten dokumentiert. So kann detailliert nachgewiesen werden, wie oft der Dienstwagen zur privaten Nutzung bewegt wurde. Diese Methode eignet sich in der Regel nur für Personen, die den Firmenwagen wenig privat nutzen. So können eventuell Kosten eingespart werden. Dennoch ist das Führen eines Fahrtenbuchs recht aufwendig und kann bei nicht regelmäßiger Aktualisierung schnell zu Fehlern führen.

Pauschale Versteuerung: 1%-Regelung

Versteuerung durch Nachweis: Fahrtenbuch

Bei der Einkommensteuererklärung ist der Arbeitnehmer nicht an die gewählte Methode gebunden. Zu Beginn eines jeden Jahres hat der Nutzer die Möglichkeit, die für sich günstigste Methode zur Bestimmung der Versteuerung zu wählen. Haben sich also die Umstände vom einem aufs nächste Jahr radikal geändert, kann beispielsweise von der Ein-Prozent-Regel zum Fahrtenbuch gewechselt werden oder andersherum.

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Die 1-Prozent-Regel im Detail

Der Großteil der Dienstwagenfahrer entscheidet sich für die pauschale 1 % Regel. Diese lohnt sich in der Regel bei häufiger privater Nutzung des Firmenfahrzeugs und ist zudem deutlich praktischer.

Die Einkommensteuer, die ein Arbeitnehmer auf das Dienstfahrzeug bezahlen muss, richtet sich nach dem inländischen Listenpreis des Fahrzeugs. Das gilt nicht nur für gekaufte, sondern auch für gemietete und geleaste Autos. Auch gebraucht gekaufte Autos werden nach dem Neupreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung besteuert. Der Arbeitnehmer zahlt also monatlich 1 % des Listenpreises als Einkommensteuer.

Rechenbeispiel: Kostet ein Fahrzeug etwa 40.000 € zahlt der Arbeitnehmer monatlich 400 €. Wurde das gleiche Fahrzeug vom Arbeitgeber gebraucht gekauft für beispielsweise 20.000 €, ermittelt sich die Einkommensteuer darauf trotzdem nach dem Neupreis. Der Dienstwagennutzer zahlt also ebenfalls 400 €.

Auch die Ausstattung ist für den Kaufpreis und somit für die Besteuerung maßgebend. Jedoch gilt hier nur die Ausstattung zum Zeitpunkt der Erstzulassung. Wird das Fahrzeug nachträglich zum Beispiel um ein Navigationsgerät, Sitzheizung oder Flüssiggastank erweitert, erhöht sich der geldwerte Vorteil hierdurch nicht.

Wie bereits erwähnt kommen außerdem noch Kosten für die Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu der Besteuerung hinzu. Hier wird ein Wert von 0,03 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer angesetzt. Es lohnt sich also, dicht am Arbeitsort zu wohnen. Wer das Auto ausschließlich nutzt, um von der eigenen Wohnung zur Arbeit zu fahren, muss das Auto privat gar nicht per 1-Prozent-Regelung versteuern. Die Fahrt zur Arbeit zählt nicht als private Fahrt und es entsteht kein geldwerter Vorteil. Sollte dies der Fall sein, ist darauf zu achten, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die private Nutzung des Dienstwagens ausdrücklich schriftlich untersagt. Dies könnte dem Finanzamt als Beweis vorgelegt werden, dass das Fahrzeug tatsächlich nicht privat genutzt wird und die 1 % Regel somit entfällt. Die 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer müssen aber dennoch gezahlt werden. Sie können vom Arbeitnehmer jedoch als Werbungskosten geltend gemacht werden.

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Reduzierung der 1-Prozent-Regel

Die Einkommensteuer nach der Ein Prozent Regel kann durch bestimmte vom Arbeitnehmer übernommene Kosten verringert werden. Zahlt der Arbeitnehmer zum Beispiel selbst einen Teil der Leasingrate oder aber eine feste Monatsrate an den Arbeitgeber, reduziert dies den geldwerten Vorteil und entsprechend die Besteuerung. Auch Ausgaben für Kraftstoff, Reparaturen, Stellplatzmieten, Wagenwäschen (auch Reinigungsmittel, wie Autoshampoos oder Insektenentferner), KFZ-Versicherungen und Ladestrom minimieren die 1-Prozent-Regel. Parkgebühren, Mautgebühren und Bußgelder dagegen verändern den Betrag der 1-Prozent-Regelung nicht.

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Aussetzen der Ein-Prozent-Regel

Sobald der Arbeitnehmer das Dienstfahrzeug aufgrund einer Krankheit zeitweise nicht nutzen kann, setzt der geldwerte Vorteil aus. Das heißt, dass auch die Besteuerung für diesen Zeitraum entfällt. Wichtig zu beachten ist nur, dass das Aussetzen lediglich für volle Monate zählt. Hat sich der Arbeitnehmer beispielsweise am 16. Januar das Bein gebrochen und kann den Dienstwagen erst am 8. April wieder nutzen, setzt die Besteuerung nur für den Februar und März aus. Im Januar und April muss der Nutzer das Auto wie gewohnt mit 1 % des Listenpreises versteuern.

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Vor- und Nachteile eines Dienstwagens mit privater Nutzung im Überblick

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Vorteile

  • Geldwerter Vorteil
  • Kosten für die Neuanschaffung eines Privatwagens entfallen
  • Kosten für Versicherung, Kraftstoff, Reparaturen werden häufig vom Arbeitgeber übernommen
  • Arbeitgeber trägt den Wertverlust des Autos
  • Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte kann als Werbungskosten geltend gemacht werden
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Nachteile

  • Private Fahrten müssen versteuert werden, das Netto-Einkommen sinkt
  • Evtl. Fahrtkostenzuschüsse vom Arbeitgeber entfallen

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