Mit dem eigenen Fahrzeug lange Strecken zu fahren, bedeutet hohe Kraftstoffkosten und geht richtig ins Geld. Die Kosten für die Anschaffung des Fahrzeugs und dessen Wartung kommen noch dazu. Selbstständige, die ihr Fahrzeug als Firmenwagen nutzen, können viele dieser Kosten steuerlich geltend machen. Hier ein paar Tipps für die Nutzung von Firmenwagen.
Vom Firmenwagen bis hin zum kompletten Fuhrpark
Den Privatwagen fahren Selbstständige und Unternehmer nur selten, sondern stattdessen einen Firmenwagen, den sie für betriebliche Zwecke, aber auch zum Teil privat nutzen. Je mehr Fahrzeuge zur Firma gehören, desto aufwändiger die Organisation, was das Führen von Fahrtenbüchern und die Erfüllung steuerlicher Vorgaben betrifft. Erleichtern kann dies eine professionelle Fuhrparkmanagement-Software, die zur Verwaltung aller Firmenwagen in Unternehmen zum Einsatz kommt. Diese Software dient nicht nur zur einfachen Erfassung der Fahrten, die für die steuerliche Auswertung und als Nachweis für das Finanzamt ganz entscheidend ist. Darüber hinaus eignet sich die Software noch für zahlreiche weitere Aufgaben, die zur Verwaltung des Fuhrparks wichtig sind. Sehr nützlich sind etwa Erinnerungen zur regelmäßigen Wartung der Fahrzeuge, sodass kein Termin mehr vergessen wird. Im Falle eines Unfalls (für die Abwicklung des Schadenmanagements) sowie bei zahlreichen weiteren Aufgaben kann eine professionelle Fuhrparkmanagement-Software hilfreich sein.
Diese Aufgaben kann eine Fuhrparkmanagement Software für Selbstständige und Unternehmen unterstützen:
- Organisation der Fahrzeugpapiere (z. B. Versicherungen, Fahrzeugbriefe, TÜV- und AU-Nachweise)
- Übersicht zum aktuellen Wartungsstand
- Möglichkeit zur Verwaltung von Tankkarten der Mitarbeiter
- Überblick über alle Kfz-Kosten inklusive Tanken
- Erinnerungen an Laufzeiten (z. B. Leasing und Versicherungen)
- optional: Routenplanung
Firmenwagen im Einsatz
Ein Firmenwagen lohnt sich für alle Berufe, in denen Fahrzeuge regelmäßig für die Erledigung von unternehmerischen Aufgaben zum Einsatz kommen. Das kann ein Handwerker mit Werkstattwagen sein, aber auch ein Außendienstmitarbeiter, der täglich persönlich zu den Kunden fährt, um Verkaufsgespräche zu führen. Auch Hundesitter, Mitarbeiter von ambulanten Pflegediensten und andere mobile Berufe brauchen einen Firmenwagen, der stets gut gewartet und einsatzbereit sein muss. Für die Anschaffung gibt es zwei Varianten: das Leasing oder den Kauf von Fahrzeugen.
Kaufen oder Leasing – was lohnt sich eher?
Leasing hat den entscheidenden Vorteil, dass keine hohen Anschaffungskosten entstehen, sondern monatlich eine feste Leasingrate gezahlt wird. Dadurch erhöhen sich zwar die monatlichen Betriebskosten, dafür bleibt das Unternehmen liquide und kann diese Kosten sogar steuerlich absetzen. Ist die vereinbarte Nutzungsdauer abgelaufen, wird der Leasingfahrzeug wieder zurückgegeben bzw. gegen ein neues Fahrzeug eingetauscht. Bei der Rückgabe gelten allerdings recht strenge Regeln. Geprüft wird der Zustand, jeder Mangel oder auch ein höherer als vereinbarter Kilometerstand kann dazu führen, dass Nachzahlungen fällig werden.
Der Kauf von Firmenfahrzeugen führt erst einmal zu einer hohen finanziellen Belastung, dafür fallen dann aber im Anschluss keine monatlichen Zahlungen an. Wird es rechtzeitig verkauft, geht der Verkaufspreis wieder in das Betriebsvermögen über. Die Anschaffungssumme kann zudem steuerlich über eine bestimmte Zeit abgeschrieben werden.
Tipp: Wer kaufen und dennoch sparen will, der kann sich gebrauchte Fahrzeuge anschaffen. Etwa aus Firmenauflösungen oder Insolvenzen, wenn der gesamte Fuhrpark unter den Hammer kommt.
Firmenwagen richtig absetzen
Damit das Finanzamt alle Ausgaben für den Fuhrpark anerkennt und keine hohen Nachzahlungen drohen, sind einige wichtige Punkte zu beachten. Wer Fahrzeuge nicht least, sondern gekauft hat, schreibt die Anschaffungskosten über mehrere Jahre ab, wodurch die jährliche Steuerlast sinkt. Pro Monat kann allerdings nur ein bestimmter Betrag (abhängig vom Neuwert) abgesetzt werden, die Kosten für eine Sonderausstattung und Zubehör (z. B. Anhängerkupplung) sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen. Die Abschreibungsdauer geht bei Fahrzeugen in der Regel über 6 Jahre. Noch mehr abschreiben können Unternehmen, wenn sie den Wagen fast ausschließlich betrieblich nutzen.
Liegt die Nutzung bei mehr als 90 Prozent und bei weniger als 10 % privater Nutzung, sind Sonderabschreibungen möglich. Nachgewiesen wird das durch ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch, in dem alle beruflichen Fahrten detailliert aufgelistet sind. Ist ein Firmenwagen anerkannt, lassen sich alle dafür anfallenden Kosten steuerlich geltend machen. Zum Beispiel Wartungs- und Reparaturkosten, aber auch verbrauchter Kraftstoff (Benzin oder Diesel) sowie jährliche Versicherung und Steuern plus alle weiteren Kosten, die während der Nutzung anfallen.
Wer den Firmenwagen seltener für betriebliche Zwecke nutzt, kann über das Führen eines lückenlosen Fahrtenbuches den Anteil der betrieblichen Fahrten nachweisen, der Rest wird als private Nutzung nicht steuerlich geltend gemacht. Wer keine Lust auf das Führen eines Fahrtenbuches hat, der kann alternativ die 1%-Regelung nutzen.
Hinweis: Wer ein Fahrzeug weniger als zu 10 % für betriebliche Zwecke nutzt, kann keine Kosten steuerlich geltend machen, der Wagen bleibt dann im Privatvermögen. Bei einer Nutzung von über 10 Prozent, aber unter 50 %, haben Unternehmer die Wahl, Fahrzeuge in Betriebsvermögen aufzunehmen oder im Privatvermögen zu belassen. Bei über 50 % Nutzung gehört ein Firmenwagen auf jeden Fall zum Betriebsvermögen.
Ausnahmen gelten für Elektrofahrzeuge
Für Unternehmen, die sich für die Anschaffung von Elektrofahrzeugen entscheiden, gelten steuerlich wiederum andere Vorschriften. Die Regeln, die jeweils gelten, sind unterschiedlich und hängen unter anderem vom Alter der Fahrzeuge ab, ob es sich um reine Elektroautos oder Modelle mit Hybridantrieb handelt, sowie von anderen Kriterien und aktuellen gesetzlichen Vorgaben. Steuerliche Vergünstigungen gibt es außerdem beim Aufladen der Fahrzeuge, zudem ist ein Elektrofahrzeug für 10 Jahre von der Kfz-Steuer befreit.
Ob sich die Anschaffung einer Elektroflotte wirklich lohnt, hängt davon ab, wie weit Mitarbeiter damit fahren. Für kurze Strecken mit der Möglichkeit zum Aufladen im Betrieb lohnt es sich eher als für einen Fuhrpark, der täglich in ganz Deutschland unterwegs ist und auf den Strecken regelmäßig an Ladestationen Pausen einlegen muss.
Firmenwagen zu privaten Nutzung – ein Vorteil für Mitarbeiter
Dem Mitarbeiter einen eigenen Firmenwagen zu bieten, hat gleich mehrere Vorteile. Zum einen kann dieser auf die Anschaffung eines eigenen Autos verzichten, hat also einen Vorteil gegenüber anderen Arbeitnehmern, der sich auch finanziell richtig lohnt. Dadurch kann der Mitarbeiter alle Firmenfahrten erledigen, aber gleichzeitig das Auto für die Fahrten zur Arbeit und nach Hause in Anspruch nehmen. Der daraus entstehende geldwerte Vorteil wird wahlweise über die 1%-Regel oder mit der Führung eines Fahrtenbuches berechnet, je nachdem, was sich steuerlich eher lohnt.
Tipp: Was sich im Zusammenhang mit der Anschaffung und Nutzung eines Firmenwagens oder ganzen Fuhrparks am meisten lohnt, kann oft ein Steuerberater am besten beurteilen.
